Metas das entregas: Prazo, Tipo de prazo, Unidade e Tipo do indicador
Confira o material de apoio sobre o registro de metas das entregas.
Elaborado por: Gabi Martins
1. Tipos de Entrega no SIPEP
1.1 Entregas do tipo processo organizacional
Refere-se a atividades rotineiras e contínuas, que seguem um fluxo de trabalho recorrente e padronizado. Exemplos comuns incluem, Processos de licença-capacitação concedidos, Demonstrações contábeis e notas explicativas elaboradas, Processos seletivos de alunos regulares geridos entre outros. Para elaboração de uma entrega, dentre outras informações, devem ser definidos o prazo, o tipo de prazo, a meta esperada, a meta alcançada, unidade e tipo de indicador. Abaixo seguem as explicações para o preenchimento desses campos para entrega do tipo “Processo organizacional”.
Prazo: data final do plano de entregas
Exemplo, se o Plano de Entregas for de 07/07/2025 à 28/09/2025, o prazo a ser preenchido será a data de 28/09/2025.
Tipo de prazo: Data de término do Plano de Entregas
A escolha do tipo de prazo como sendo a “Data de término do Plano de Entregas” justifica-se pelo fato de que, por se tratar de uma entrega na forma de processo organizacional — caracterizada por sua natureza contínua e rotineira, sem um ponto de conclusão previamente definido —, adota-se o encerramento do plano de entregas como marco temporal para avaliação dos resultados. Nesse contexto, estabelece-se uma meta esperada e, ao final do período previsto no plano, verifica-se se os resultados esperados foram efetivamente alcançados.
Unidade: Porcentagem ou Unidade
A forma de mensuração da entrega pode ser definida em percentual ou em unidade, conforme natureza e a viabilidade de projeção do resultado. No caso do exemplo da entrega intitulada “Processos de licença-capacitação concedidos”, pode não ser possível à gestão prever, com antecedência, a quantidade de processos que será encaminhada à unidade. Diante dessa incerteza, não se recomenda o uso de metas em valores absolutos. Nessa circunstância, recomenda-se adotar a definição da meta em termos percentuais, fixando-se o índice de demandas recebidas que deverão ser respondidas dentro do prazo estabelecido. Alternativamente, quando for viável estimar previamente uma quantidade fixa de entregas, é possível utilizar a unidade como critério de mensuração, expressando a meta em valores absolutos.
Tipo do indicador: Demandas respondidas dentro do prazo
Considerando que as entregas do tipo “Processo organizacional” respondem às demandas recebidas pela Unidade de Execução, o tipo de indicador a ser adotado deve ser “Demandas respondidas dentro do prazo”, e não “Progresso esperado”. Este último é apropriado para entregas vinculadas a projetos ou planos de ação, cujas características incluem temporalidade, com início e fim previamente definidos. Já os processos organizacionais se referem a atividades rotineiras e de natureza contínua, sem delimitação temporal específica. Por esse motivo, sua mensuração não deve se basear em etapas que pressupõem progresso, mas sim no atendimento das demandas dentro de um prazo razoável previamente estabelecido pela gestão.
Meta Esperada
Corresponde ao percentual estimado de demandas que deverão ser atendidas dentro do prazo estabelecido pela gestão, durante o período de vigência do Plano de Entregas. Por exemplo, caso se preveja que 80% das demandas serão respondidas tempestivamente, esse valor deverá ser registrado como meta esperada. Trata-se de uma estimativa definida antecipadamente, com base na capacidade operacional da unidade e no histórico de atendimentos.
Meta Alcançada
Refere-se ao percentual efetivamente atingido ao final do período do Plano de Entregas, considerando apenas as demandas que foram recebidas pela unidade e analisando quantas delas foram atendidas dentro do prazo estipulado.
Por exemplo:
Se a meta esperada era de 80%, e, ao final do período, a unidade conseguiu responder a 90% das demandas no prazo, o valor a ser informado como meta alcançada será 90%, evidenciando que a meta inicial foi superada.
Se todas as demandas foram respondidas dentro do prazo, o valor a ser registrado será 100%, indicando que a meta não foi só atingida, como superada.
1.2 Entregas do tipo projeto ou plano de ação
As entregas do tipo projeto ou plano de ação referem-se a ações temporárias, com objetivos específicos, prazos definidos e resultados concretos esperados. Diferenciam-se das entregas do tipo processo organizacional por possuírem uma delimitação clara de início, meio e fim, com marcos de execução e produtos a serem entregues em função do avanço do projeto ou da ação planejada. Exemplos comuns incluem: Sistema de avaliação de desempenho implementado, Evento de recepção de discentes realizado, Plano de comunicação institucional executado, entre outros. Para a elaboração de uma entrega desse tipo, devem ser definidos, dentre outros elementos: o prazo, o tipo de prazo, a meta esperada, a meta alcançada, unidade e tipo de indicador. Abaixo seguem as explicações específicas para o preenchimento desses campos:
Prazo: data final do projeto ou plano de ação
Corresponde à data de término prevista do projeto ou plano de ação, ou seja, a data em que se espera que a entrega esteja concluída em sua totalidade.
Exemplo: Se o Plano de Entregas da unidade for de 07/07/2025 a 28/09/2025, mas o projeto tiver execução prevista até 31/12/2025, o prazo a ser registrado na entrega será 31/12/2025.
Tipo de prazo: Data de encerramento
Ao contrário das entregas do tipo processo organizacional, que são contínuas e utilizam a data final do plano de entregas como referência temporal para avaliação, os projetos e planos de ação possuem um prazo de execução claramente definido, com início e término estabelecidos pela gestão. Por serem os projetos e planos de ação divididos em etapas e com cronograma específico, utiliza-se como tipo de prazo a “Data de encerramento” da entrega. Desta forma, define-se um marco temporal claro para a finalização da entrega: a data de término do projeto ou plano de ação. Não obstante, a avaliação ocorre de maneira progressiva considerando o estágio de execução em que a entrega se encontra na data final do ciclo de monitoramento do Plano de Entregas, permitindo mensurar o avanço alcançado até aquele momento.
Unidade: Porcentagem
As entregas do tipo projeto ou plano de ação são geralmente mensuradas com base em percentual de execução, uma vez que envolvem indicadores de esforço que medem o grau de progresso da ação ao longo do tempo. Apesar de projetos e planos de ação poderem conter diferentes produtos e etapas que se realizam parcialmente, sua mensuração como uma entrega dentro do contexto do PGD não se baseia na quantidade de itens finalizados, mas sim no percentual de realização total previsto no seu cronograma. Por isso, recomenda-se que a unidade de medida seja “Porcentagem”, permitindo o acompanhamento do avanço da entrega em relação ao planejamento inicial. Diferentemente das entregas do tipo processo organizacional, não se utiliza a unidade “Unidade”, pois o foco não está na quantidade de produtos concluídos dentro do projeto ou plano de ação, mas no progresso acumulado da ação planejada.
Tipo de indicador: Progresso esperado
Para entregas classificadas como projeto ou plano de ação, o tipo de indicador mais adequado é o “Progresso esperado”, uma vez que esse tipo de entrega está relacionado a ações com início, meio e fim definidos, planejadas para serem executadas de forma gradual ao longo de um período determinado de tempo. Diferentemente de atividades contínuas ou rotineiras, os projetos e planos de ação possuem cronograma específico e data de término determinada, o que possibilita o acompanhamento do avanço das etapas numa linha de tempo. O tipo de indicador “Progresso esperado” permite, portanto, mensurar o percentual de execução da entrega ao longo do tempo em relação ao planejamento original. Assim, mesmo que o projeto ou plano de ação ainda esteja em andamento, é possível aferir seu grau de evolução, garantindo à gestão um instrumento confiável para avaliar o desempenho da unidade responsável pela execução, ainda que a entrega não esteja finalizada em sua totalidade.
Meta Esperada
Refere-se ao percentual de execução planejado a ser atingido até a data de término do Plano de Entregas. Esse valor representa o avanço estimado da ação com base no cronograma originalmente definido pela unidade. Se o Plano de Entregas da unidade estiver compreendido entre 07/07/2025 e 28/09/2025, mas a execução do projeto estiver prevista para o período de 01/01/2025 a 31/12/2025, a meta esperada deve ser referente a parte percentual que o projeto ou plano de ação deverá estar no final do Plano de Entregas.
Meta Alcançada
Indica o percentual real de progresso obtido até a data de encerramento do Plano de Entregas. Deve refletir o estágio efetivo da execução da ação em comparação com o que foi previsto. Ao término do período, a unidade responsável deverá informar o percentual efetivamente alcançado, que poderá ser inferior, igual ou superior à meta estabelecida.