Execução e acompanhamento de um Plano de Trabalho

Execução do Plano de Trabalho

Ao longo da execução de um Plano de Trabalho, é responsabilidade do participante registrar:

I - a descrição dos trabalhos realizados

II - as ocorrências que possam impactar o que foi inicialmente pactuado.

Essa ação deve ser realizada, exclusivamente pelo participante.

O prazo máximo para esse registro é divulgado no cronograma do Ciclo do PGD/UFG, em conformidade com o estabelecido na IN 24/2023. Todavia, é recomendável que esse registro seja realizado em maior frequência. Idealmente, registros diários oferecem a oportunidade de um grande detalhamento das atividades realizadas e de um acompanhamento por parte da chefia a qualquer momento. O prazo acordado entre participante e chefia para esse registro é estabelecido no TCR.

Por outro lado, cabe à chefia um efetivo acompanhamento da execução do Plano de Trabalho do participante. Tal acompanhamento pode resultar na identificação de necessidades de ajustes e repactuação do Plano de Trabalho.

Registro da execução do Plano de Trabalho

O participante pode realizar registros de execução de Planos de Trabalho que estejam com status em execução, conforme figura abaixo:

Para acessar o Plano de Trabalho para inserir os registros, o participante deve clicar no ícone de visualização do Plano de Trabalho (primeiro ícone à esquerda). O Plano será aberto e, ao clicar no ícone à direita de cada trabalho registrado (na coluna Ações) será aberta a caixa de Registro de Execução do Trabalho.

Verifique que estão disponíveis 2 setores nessa tela auxiliar:

1. Visualização dos trabalhos previstos conforme foram aprovados;

2. Campos para registros dos trabalhos efetivamente realizados pelo participante;

Dessa maneira, ficam formalizadas as etapas previstas x realizadas para cada Plano de Trabalho.

Para cada trabalho previsto, deve-se formalizar os trabalhos efetivamente realizados.

Observação: esse registro pode ser realizado parcialmente. Assim, o participante pode frequentemente atualizar o andamento do seu Plano de Trabalho. As informações são salvas para posterior conclusão dos registros.

Os exemplos a seguir, consideram o Plano de Trabalho aprovado como no exemplo apresentado na página Como cadastrar um Plano de Trabalho [confira aqui].

Registro do Trabalho 1: vinculado à entrega da Unidade - evento organizado

Esse exemplo demonstra que o trabalho realizado pode ter alterações considerando-se o inicialmente previsto. Conforme registrado em ocorrências, foi realizado um evento adicional ao inicialmente previsto, o que exigiu a adição de uma atividade inicialmente não prevista: selecionar e reservar o local do evento. O campo descrição ilustra que há a possibilidade de um detalhamento das atividades realizadas.

Atenção: o nível de detalhamento das atividades e descrição dos trabalhos deve ser combinado com a Equipe de cada Unidade de Execução, de maneira que participante e chefia estabeleçam uma adequada formalização dos trabalhos realizados. O nível de detalhamento deve ser o adequado para formalização e acompanhamento pela chefia.

Registro do Trabalho 2: vinculado à entrega de outra unidade

Os trabalhos vinculados à entrega de outra unidade exigem que os trabalhos realizados sejam reportados à chefia da Unidade de Exercício do participante. Novamente foram registradas informações detalhadas sobre as atividades realizadas.

Registro do Trabalho 3: trabalhos indiretos

Este exemplo ilustra uma situação em que, apesar de previsto, o trabalho não pode ser realizado devido a uma intercorrência. O participante deve, nesse caso, formalizar a intercorrência no campo ocorrências. 

Registro do Trabalho 4: vinculado à entrega da Unidade - Processos de Progressão geridos

O próximo exemplo de registro se refere a uma outra entrega da própria Unidade de Execução. Nesse caso, foi acordado entre chefia e participante a identificação dos processos a que a entrega se refere.

Observe que os exemplos acima demonstram que houve diferença nos trabalhos realizados em comparação aos que estavam previstos inicialmente.

Essa diferença entre o realizado e o planejado pode ocorrer em 3 situações. A identificação de qual a situação deve ser feita conjuntamente entre participante e chefia.

1) Alterações que não exigem repactuação do Plano de Trabalho e que podem ser comunicadas e formalizadas com alterações nas % dos esforços realizados e registro de intercorrências (como poderia ser o caso dos exemplos acima);

2) Alterações que exijam repactuação do Plano de Trabalho, sendo necessário movimentar o Plano para Alterar Trabalhos ou Alterar Cadastro, o que implica que o fluxo de aprovação precisa ser novamente formalizado;

3) Alterações que exijam a adição de um novo Trabalho (que não havia sido incluído na etapa de elaboração/aprovação), mas que, em acordo entre chefia e participante, não foi considerado necessário movimentar o Plano de Trabalho para alteração do Plano para nova aprovação. Nesse caso, o procedimento a ser realizado será detalhado a seguir:

Neste exemplo, foi necessário acrescentar um novo trabalho, devido a alterações de prioridades na Equipe da Unidade de Execução.

No Plano de Trabalho, mesmo em execução, é possível adicionar um novo trabalho, clicando no Botão Adicionar, ícone +:

É aberta a mesma caixa de registro do Trabalho como na etapa de elaboração/aprovação, com exceção da informação sobre % da carga horária prevista, uma vez que o planejamento inicial não previa esse trabalho que está sendo registrado durante a execução do Plano de Trabalho:

 

Nesse exemplo, foi incluído um trabalho vinculado à entrega da própria unidade. Da mesma maneira que nos exemplos anteriores, é necessário clicar em Ações para editar o andamento dos trabalhos realizados, incluindo informações sobre a execução do Plano de Trabalho.

Registro do Trabalho 5: vinculado à entrega da própria Unidade - Gestão de rotinas administrativas

 

Note que, com a conclusão dos registros sobre o andamento da execução do Plano de Trabalho, é possível acompanhar o realizado em comparação ao planejado. Tanto no que se refere à distribuição da carga horária (%) quanto às descrições das atividades e detalhamento dos trabalhos.  

As % de distribuição da carga horária pelos tipos de contribuições podem ser observadas nas quinta e sexta colunas. Já os detalhes de atividades e descrição de trabalhos podem ser visualizados nos ícones da coluna Ações (última coluna), como explicado na etapa de aprovação do Plano de Trabalho.

No exemplo detalhado, o Plano de Trabalho mostra a execução de uma distribuição da carga horária do participante, considerando algumas alterações. Observe que, no terceiro trabalho, ainda que previsto o esforço de 10% da carga horária do participante, não houve registro de execução de trabalhos. Por sua vez, no quinto trabalho, que não tinha previsão durante a etapa de aprovação, foi registrada a carga horária equivalente de 10%.

Atenção: note que o trabalho adicionado, sem passar por nova aprovação do Plano de Trabalho, fica em destaque com a indicação de Novo na primeira coluna. 

O andamento dos registros de trabalhos realizados altera também as informações sobre a distribuição da carga horária realizada. Observe, na figura abaixo, que os percentuais são exibidos conforme as alterações ocorridas durante a execução do Plano de Trabalho:

Após a conclusão dos registros, o Plano de Trabalho pode ser enviado para avaliação, clicando no botão Enviar para avaliação.

Observação: tanto o participante quanto a própria chefia podem enviar o plano para avaliação.

No exemplo acima, a carga horária realizada totalizou 100% da jornada de trabalho do participante, conforme previsto na carga horária disponível no período. Todavia, há situações em que intercorrências impossibilitam a integralização dessa carga horária prevista. Nesses casos, o Plano de Trabalho possui uma distribuição de carga horária realizada inferior à planejada, como no exemplo abaixo:

Nesse caso, ao enviar o Plano de Trabalho para avaliação, é automaticamente apresentada uma tela com a possibilidade de se registrar a ocorrência de uma ausência justificada não programada inicialmente.

Atenção: a participação no PGD não implica alteração em nenhum dos procedimentos oficiais para formalização de ausências. Todos os procedimentos regulamentados no âmbito da UFG e/ou Administração Pública Federal devem ser seguidos por todos os servidores, independentemente de participarem ou não do PGD/UFG. Assim, o procedimento aqui indicado não substitui os procedimentos oficiais. O cadastros das informações no Plano de Trabalho deve ser apenas um registro para informe de procedimentos oficiais já realizados.

Atenção: caso o participante não possa enviar o plano para avaliação dentro dos períodos previstos, a chefia deve realizar a ação, a fim de que os prazos máximos para registro e avaliação dos Planos de Trabalho não sejam ultrapassados.

Caso seja uma situação de ausência justificada, é possível registrar a carga horária e o motivo da ausência antes do encaminhamento do Plano de Trabalho para avaliação. Como já explicado, esse registro não substitui os procedimentos oficiais que devem ser seguidos por todos os servidores, independentemente de participarem ou não do PGD.

Atenção: Conforme estabelecido na IN 52/2023, art. 16: "Ao participante do PGD nas modalidades de teletrabalho em regime de execução integral, a declaração de comparecimento para fins de saúde, de que trata o art. 13 da Instrução Normativa nº 2, de 12 de setembro de 2018, do órgão central do Sipec, não se aplica para redução da carga horária disponível no plano de trabalho ou para fins de dilação dos prazos pactuados.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto no caput ao servidor de teletrabalho em regime de execução parcial na jornada de trabalho em que ocorre em locais a critério do participante".

Acompanhamento da execução do Plano de Trabalho

Durante todo o período de execução dos Planos de Trabalho, a chefia pode visualizar todos os Planos de Trabalho dos integrantes da sua equipe. Essa visualização inclui todas as informações acima detalhadas. Ademais, cabe ressaltar que os registros parciais são passíveis de serem acompanhados. Assim, é possível acompanhar os trabalhos realizados e as intercorrências registradas. 

Dessa maneira, é possível identificar situações em que seja necessário alterar o Plano de Trabalho.

Para sequência do material de apoio, veja a página Como cadastrar a avaliação de um Plano de Trabalho [clique aqui].