Elaboração e aprovação de um Plano de Trabalho

O Plano de Trabalho do Participante do PGD/UFG

O Plano de Trabalho é um instrumento de gestão que tem por objetivo alocar o percentual da carga horária disponível no período, de forma a contribuir direta ou indiretamente para o Plano de Entregas da Unidade de Execução, contendo a descrição das atividades que serão desenvolvidas pelos participantes.

Todos os participantes do PGD/UFG devem ter Planos de Trabalho formalizados no sistema, abrangendo todo o período dos Ciclos do PGD/UFG. Assim, todos os participantes que tenham TCR em vigência precisam ter todos os Planos de Trabalho previstos para cada Ciclo do PGD/UFG.

Todos os Planos de Trabalho precisam ser acordados entre os participantes e suas chefias (chefia da Unidade de Execução ou chefia imediata).

As chefias que se constituem participantes do PGD/UFG também precisam ter seus Planos de Trabalho formalizados. O Plano de Trabalho deve ser acordado com a chefia superior. Por exemplo: um Plano de Trabalho de um coordenador deve ser aprovado e avaliado pelo Diretor, ou um Plano de Trabalho de um Diretor deve ser aprovado e avaliado pelo Pró-Reitor.

A elaboração e aprovação de um Plano de Trabalho no SIPEP

Como já mencionado, o Plano de Trabalho deve registrar as contribuições dos participantes para o Plano de Entregas da Unidade de Execução. Dessa forma, para detalhar como cadastrar um Plano de Trabalho, serão utilizados os mesmos exemplos descritos no material de apoio "Como cadastrar a Tabela de Atividades" [clique aqui para conferir].

O Plano de Entregas já registrado para a Unidade de Execução poderia ser exemplificado como na seguinte figura:

Nesta página, será detalhado o fluxo para a elaboração e aprovação do Plano de Trabalho. Para execução, registro e acompanhamento do Plano de Trabalho [clique aqui] e para avaliação do Plano de Trabalho [clique aqui].

Cadastro

Para registrar as contribuições de um participante, um novo Plano de Trabalho deve ser cadastrado. Esse cadastro pode ser iniciado pelo participante (com posterior aprovação da chefia) ou pela chefia (com posterior aprovação do participante). Há duas formas para realizar essa ação: 1) Adicionar um novo formulário; 2) Duplicar um Plano de Trabalho já registrado. A segunda alternativa pode ser realizada quando o planejamento do trabalho para um período posterior for semelhante a um já cadastrado, para aproveitamento de algumas informações com as devidas alterações necessárias para uma adequada formalização.

Para cadastrar um novo Plano de Trabalho, o participante ou a chefia realizam a adição de um novo formulário no menu de Filtros e Ações:

O Plano de Trabalho é aberto para que seja realizado o seu cadastro:

1. Plano de Entregas: Selecionar qual Plano de Entregas corresponde ao período de vigência do Plano de Trabalho a ser cadastrado.

2. Pessoa: Selecionar qual o participante a que o Plano de Trabalho se refere.

Atenção. Somente servidores selecionados e com TCR em vigência podem cadastrar Planos de Trabalho.

3. Data de início: Data de início da vigência de execução do Plano de Trabalho (deve ser seguido o cronograma).

Atenção. Os participantes somente podem cadastrar Planos de Trabalho na data atual ou futura. Planos com data retroativa precisam ser autorizados pelas chefias. 

               Cada participante pode ter somente 1 Plano de Trabalho vigente em cada data. Não é possível registrar mais de um Plano de Trabalho para o mesmo participante com datas sobrepostas.

4. Data de término: Data de término da vigência de execução do Plano de Trabalho (deve ser seguido o cronograma).

5. Dias úteis: Digitar a quantidade de dias úteis contemplados no período entre a data de início e a data de término do Plano de Trabalho (exemplo: em 2 semanas, tipicamente serão registrados 10 dias úteis).

6. Carga horária diária: informação automaticamente preenchida conforme registrado na seleção dos participantes (é necessário contemplar a jornada de trabalho total do participante).

7. Férias/Licenças/Afastamentos: período (em horas) de todas as ocorrências de férias, licenças ou afastamentos já previstos, incluídos no período de vigência de execução do Plano de Trabalho (entre a data de início e a data de término).

Atenção. O período de férias/licenças/afastamentos a ser registrado em horas deve ser calculado considerando apenas os dias úteis do período.

Todos os participantes com TCR vigentes precisam ter Planos de Trabalho formalizados para todo o período do Ciclo do PGD/UFG, incluindo os períodos de férias e licenças. Caso a licença enseje o desligamento do participante do PGD/UFG, então o procedimento que deve ser seguido é o de desligamento do participante do PGD/UFG, com o encerramento da vigência do TCR e a exclusão do servidor da lista de participantes selecionados. Todavia, caso a situação não enseje o desligamento do participante, os Planos de Trabalho devem ser regularmente formalizados, com o registro do período de férias, licença ou afastamento correspondente.

Ainda que as férias/licenças/afastamento tenham abrangência do período de vigência do Plano de Trabalho em sua totalidade, é necessário realizar esse cadastro. Nesse caso, a chefia (exclusivamente) deve incluir a previsão de férias/licenças/afastamentos que correspondam à jornada de trabalho total, e o sistema irá automaticamente prever a dispensa do Plano de Trabalho.

Dessa forma, quando a chefia clica em dispensar plano, o cadastro do plano fica formalmente registrado, porém as demais etapas do fluxo não são necessárias. O fluxo do Plano de Trabalho é alterado devido ao registro de dispensa.

8. Compensação de carga horária no período: período (em horas, com máximo de 2 horas diárias) previstos para um aumento da carga horária a ser cumprida pelo participante no período de vigência de execução do Plano de Trabalho (entre a data de início e a data de término).

Atenção. É vedado o banco de horas no PGD. Essa compensação se refere à necessidade de compensação de horas, por exemplo devido à política de consequências estabelecida na IN 52/2023 (confira aqui mais informações sobre a política de consequências). A IN 52/2023 estabelece a vedação aos participantes a adesão ao banco de horas de que tratam os arts. 23 a 29 da Instrução Normativa 2, de 12 de setembro de 2018, do órgão central do Sipec.

9. Carga horária disponível no período: informação automaticamente preenchida, resultante do cálculo dos demais campos do cadastro do Plano de Trabalho do participante. 

Atenção. Carga horária disponível se refere ao quantitativo de horas da jornada de trabalho do participante no período de vigência do plano de trabalho, descontando-se licenças e afastamentos legais, e acrescentando-se eventuais compensações (IN 24/2023, Redação dada pela IN 21/2024).

Um exemplo de preenchimento desse cadastro está representado na figura abaixo:

Nesse exemplo, o participante terá o cadastro de um Plano de Trabalho para o período de 2 semanas (de 14/04/2025 a 27/04/2025), totalizando 10 dias úteis, em uma jornada de trabalho de 40 horas semanais. Estando prevista 1 semana de férias nesse período, o cadastro contém a indicação de 40 horas previstas no campo Férias/Licenças/Afastamentos. Não há necessidade de compensação de carga horária nesse período, de maneira que a carga horária disponível no período se refere a 40 horas. Assim, esse Plano de Trabalho cadastrado terá como carga horária para o período: 40 horas.

Ao clicar no botão Cadastrar trabalhos, o Plano de Trabalho segue para a próxima etapa do fluxo.

Trabalhos

Na etapa de cadastro dos trabalhos, a tela, na parte superior, exibe os dados que já foram cadastrados para o Plano de Trabalho (campo 1 na figura):

Perceba que há 2 setores de informações sobre a carga horária disponível:

1. Carga horária disponível no período: calculada como resultado das informações registradas no cadastro do Plano de Trabalho

2. Distribuição da carga horária planejada. Inicialmente, totalizando 0%.

O Plano de Trabalho deve conter a distribuição da carga horária disponível no período, identificando-se o percentual destinado à realização de trabalhos:

a) vinculados a entregas da própria unidade;

b) não vinculados diretamente a entregas da própria unidade, mas necessários ao adequado funcionamento administrativo ou à gestão de equipes e entregas, e

c) vinculados a entregas de outras unidades.

Assim, a carga horária disponível no período será distribuída de maneira distinta para cada participante. Considerando os diferentes tipos de contribuições que esse participante realizará para as entregas da sua unidade (ou de outra unidade ou, ainda, de trabalhos que não são diretamente relacionados a entregas mas necessários no seu ambiente de trabalho).

Para registrar essa distribuição, é necessário adicionar trabalhos, clicando no botão Adicionar, ícone + (lado direito):

Essa ação deve ser repetida a cada inclusão de trabalhos planejados para o participante.

É necessário formalizar as informações considerando toda a jornada de trabalho do participante. Não devem ser incluídos apenas os trabalhos relativos à execução de atividades em teletrabalho, é necessário que o Plano de Trabalho seja relativo à carga horária total disponível do participante, qualquer que seja a modalidade e regime de execução.

Para a adição, é exibida a tela de cadastro de trabalhos, contendo os seguintes campos:

Verifique as informações necessárias para cada campo e, abaixo, verifique exemplos de preenchimento, considerando diferentes tipos de contribuição.

1. Vinculação do trabalho: selecionar o tipo de contribuição a que o trabalho se refere (a) vinculados a entregas da própria unidade; b) não vinculados diretamente a entregas da própria unidade, mas necessários ao adequado funcionamento administrativo ou à gestão de equipes e entregas, e c) vinculados a entregas de outras unidades).

2. Atividades previstas: selecionar atividades previamente cadastradas na Tabela de Atividades.

3. Trabalho: campo aberto para digitar informações mais detalhadas a respeito do trabalho cadastrado.

4. % prevista da carga horária: digitar percentual previsto da carga horária disponível do Plano de Trabalho para o trabalho em específico.

Confira os exemplos abaixo:

Exemplo 1: Trabalho vinculado à entrega da própria unidade

Observe que, quando o tipo de vínculo selecionado se refere a entregas da própria unidade, é aberto um novo campo para seleção da entrega específica, dentro daquelas cadastradas no Plano de Entregas da Unidade de Execução:

Neste exemplo, foi selecionada a entrega Evento A organizado:

Conforme havia sido exemplificado nas orientações para cadastro de uma Tabela de Atividades, várias atividades podem ser necessárias para a realização de uma entrega. Recuperando o exemplo da entrega Evento organizado, foram cadastradas as seguintes atividades na Tabela de Atividades:

Entrega 3: Evento organizado

Atividades necessárias:

1. Definir objetivos do evento

2. Definir público alvo do evento

3. Selecionar e reservar o local do evento

4. Elaborar o cronograma

5. Enviar convites para o evento

6. Confirmar palestrantes do evento

7. Divulgar o evento

8. Gerir inscrições do evento

9. Preparar material do evento

10. Coordenar e monitorar o evento

Essas atividades padronizadas foram cadastradas na Tabela de Atividades da unidade do participante e, no momento do cadastro do seu Plano de Trabalho, é possível selecionar, dentre todas as atividades cadastradas, quais ele tem a previsão de realizar no período de vigência daquele Plano de Trabalho em cadastro. Note que existe a possibilidade de que, para uma mesma entrega, diferentes participantes realizem diferentes atividades como contribuição.

No campo Trabalho, ficou detalhado qual o evento em que o participante tem atividades previstas, podendo ser incluídas datas, ou demais informações, conforme nível de detalhamento acordado para a dinâmica das Equipes do PGD/UFG de cada Unidade de Execução. Ainda que em etapa de planejamento, pode ser combinado, entre participante e chefia, um detalhamento para melhor caracterização dos trabalhos previstos para o período.

No campo % prevista da carga horária, é registrada a proporção da carga horária total disponível do participante que se planeja direcionar para aquela entrega em específico. Nesse exemplo, há a previsão de que 30% dos esforços desse participante sejam direcionados a atividades relacionadas a contribuições para a Entrega Evento A organizado. Ou seja, está previsto que o participante dedique a carga horária equivalente de 12 horas para a organização do evento. A carga horária não é planejada considerando cada atividade, mas a totalidade de trabalhos dedicados para a contribuição com a entrega.

Exemplo 2: Trabalho vinculado à entrega da própria unidade

O segundo exemplo também se refere a trabalhos vinculados à entrega da própria unidade, com a seleção da entrega Processos de Progressão geridos.

Os campos foram preenchidos considerando que o participante tem a previsão de realizar outro grupo de atividades para contribuir para o alcance das metas previstas para essa outra entrega da Unidade de Execução. Não tendo ainda conhecimento de quantos processos seriam recebidos no período, foi indicado, como exemplo, a previsão de atendimento da demanda recebida no período. A previsão de porcentagem de carga horária registrada foi de 50%, indicando que há o planejamento de que a carga horária equivalente de 20 horas sejam dedicadas à realização desse conjunto de atividades, ou, de maneira mais precisa, dedicada aos esforços para a realização da entrega Processos de Progressão geridos.

Exemplo 3: Trabalho vinculado à entrega de outra unidade

O participante pode, também, realizar trabalhos que sejam contribuições a entregas que não são produtos ou serviços da unidade em que ele está em exercício, mas de outra unidade participante do PGD/UFG. Nesse caso, ele precisa selecionar o vínculo entregas de outra unidade e digitar informações sobre a qual entrega o registro se refere.

Os demais campos foram preenchidos, seguindo-se os mesmos requisitos já explicados. Observe que, neste caso, apenas uma atividade foi inserida. Isso implica que está planejado que 10% da carga horária disponível no período, ou o equivalente a 4 horas, está prevista exclusivamente para a realização de um tipo de atividade. Para mais detalhamento, foi registrado o agendamento de quais reuniões o participante tem a previsão de participar.

Atenção: essa situação caracteriza uma contribuição efetiva ao projeto, plano de ação ou processo registrado como entrega para a outra Unidade de Execução. No exemplo, o participante atuará diretamente no Projeto A, entrega de outra unidade. Atividades indiretas, ainda que sejam destinadas a outras unidades, mas que não caracterizam contribuições para a finalidade de alcance das metas registradas para as entregas de outras unidades, não devem ser assim cadastradas. Uma opção é serem formalizadas como trabalhos não vinculados diretamente a entregas da própria unidade.

Exemplo 4: Trabalhos não vinculados diretamente a entregas da própria unidade

É possível, ainda, que haja previsão de que o participante realize trabalhos que não estejam diretamente vinculados a entregas (nem da sua unidade, tampouco de outra Unidade de Execução do PGD/UFG). Todavia, sendo um trabalho necessário, ele deve ser formalizado no Plano de Trabalho do participante.

Com essa seleção, é aberto um campo para descrição (exemplificado com o texto apoio à Direção) e os demais campos para seleção de atividades, detalhamento dos Trabalhos e previsão de carga horária.

Atenção: é sugerida uma verificação se os trabalhos a serem registrados com esse tipo de vínculo são de fato indiretos ou se contribuem diretamente para uma entrega. Observe que no exemplo, participar de reuniões e redigir ata são atividades previstas que podem ser diretamente relacionadas à realização de uma entrega. Nos exemplos dados, seria possível que essas atividades fossem relativas à gestão de processos de progressão, o que tornaria esse trabalho vinculado à entrega da própria unidade. Dessa forma, esse tipo de contribuição deve ser registrado nos casos em que o trabalho a ser realizado não contribui para um produto ou serviço que é propósito da Unidade de Execução do participante, não havendo contribuições para o Plano de Entregas da sua (ou de outra) Unidade de Execução.

Ao finalizar o registro do planejamento para o período, com a adição de todos os trabalhos previstos, observe que a parte superior da tela exibe a distribuição da carga horária planejada para o período do Plano de Trabalho:

Esse participante tem, portanto, planejada a seguinte distribuição da carga horária disponível no período (40 horas): 80% para contribuições para as entregas da sua Unidade de Execução, 10% para contribuições para entregas de outras unidades e 10% para trabalhos indiretos, que não estão diretamente relacionados a entregas.

Atenção: o total da carga horária planejada deve ser 100%.

Ao conferir todas as informações, esse Plano de Trabalho pode ser enviado para aprovação. É importante ter atenção de que, ao clicar no botão Enviar para aprovação (canto superior direito), o Plano de Trabalho será movimentado para que a outra parte verifique as informações para aprovar ou devolver para ajustes. Caso o Plano tenha sido elaborado pelo participante, essa ação deverá ser realizada pela chefia, ou vice versa.

Observação: o botão Alterar cadastro permite que o Plano de Trabalho se movimente para alteração das informações inicias da tela de cadastro. O status no fluxo do Plano de Trabalho é alterado, sendo necessário repassar todas as etapas posteriores.

Aprovação

Após o envio do Plano de Trabalho para a aprovação, a outra parte (chefia ou participante) terá acesso a todo o conteúdo registrado para sua análise. 

Na lista de Planos de Trabalho, é possível verificar o status pendente de aprovação do Plano de Trabalho:

Ao clicar para visualização do Plano de Trabalho (primeiro ícone à esquerda), ficam disponíveis 2 botões no Plano de Trabalho: Retornar para ajustes ou Aprovar.

A análise deve ser realizada com a conferência de todo o conteúdo registrado. É feita a sugestão de considerar os seguintes pontos:

- As datas e períodos cadastrados estão corretos?

- A distribuição da carga horária planejada corresponde às prioridades acordadas entre a Equipe da Unidade de Execução?

- A distribuição dos esforços para cada entrega (ou entrega de outras unidades ou trabalhos indiretos) reflete o planejamento da Equipe da Unidade de Execução?

- A atribuição dos esforços corresponde à atuação do participante nas entregas especificadas?

- A carga horária equivalente prevista para cada registro de trabalho é coerente com os trabalhos previstos para o período?

- O detalhamento dos trabalhos e das atividades previstas é coerente com a atuação prevista para o participante no período?

Observação:

detalhes dos trabalhos podem ser visualizados passando o mouse sobre o ícone i (segunda coluna):

detalhes incluindo as atividades previstas podem ser visualizadas clicando-se no ícone documento (última coluna), de forma que é aberta uma tela auxiliar para exibição completa dos registros:

A qualquer momento, os critérios de avaliação do Plano de Trabalho podem ser visualizados pela chefia e pelo participante. Essa informação fica disponível ao se passar o mouse sobre o ícone i, ao lado do número identificador de cada Plano de Trabalho.

Caso seja necessário, é possível clicar em Retornar para ajustes, situação em que o Plano de Trabalho retorna para a etapa anterior do fluxo e são realizadas as correções necessárias, para um novo envio para aprovação.

Caso a outra parte (chefia ou participante) esteja de acordo com todo o conteúdo, basta clicar em Aprovar para que o Plano de Trabalho entre no status "em execução":

Para sequência do material de apoio, veja a página Como cadastrar o registro de execução de um Plano de Trabalho [clique aqui].