Como cadastrar a Tabela de Atividades
Orientações para os cadastros das Tabelas de Atividades
Utilização da Tabela de Atividades no PGD/UFG:
A Tabela de Atividades é utilizada no PGD/UFG como uma importante ferramenta para a elaboração, acompanhamento e avaliação dos Planos de Trabalho.
Ela não deve ser utilizada como a referência para composição dos trabalhos, tampouco para a definição da distribuição da proporção dos esforços. Sua relevância se dá, por outro lado, como complemento e recurso para subsidiar o detalhamento dos trabalhos planejados e realizados pelos participantes do PGD/UFG.
Atividades e Entregas:
Para a realização de cada entrega, é necessária a realização de diversas atividades conduzidas pelos participantes do PGD/UFG. Para ilustrar essa situação, serão aqui mencionados 3 exemplos de entregas:
Entrega 1: Processos de Progressão geridos
Atividades necessárias:
1. Receber e analisar a solicitação
2. Consultar normas e regulamentos
3. Verificar requisitos
4. Verificar documentação
5. Elaborar parecer
6. Acompanhar a tramitação dos processos
7. Atualizar os registros funcionais
...
Entrega 2: Gestão das rotinas administrativas
Atividades necessárias:
1. Gerir mensagens recebidas pela unidade
2. Gerir documentos recebidos pela unidade
3. Controlar materiais de escritório da unidade
4. Gerir agendas
5. Coordenar serviços realizados na unidade
6. Realizar a triagem e encaminhamento de atendimentos
7. Receber e atribuir processos SEI da unidade
...
Entrega 3: Evento organizado
Atividades necessárias:
1. Definir objetivos do evento
2. Definir público alvo do evento
3. Selecionar e reservar o local do evento
4. Elaborar o cronograma
5. Enviar convites para o evento
6. Confirmar palestrantes do evento
7. Divulgar o evento
8. Gerir inscrições do evento
9. Preparar material do evento
10. Coordenar e monitorar o evento
...
Cadastrar Tabela de Atividades no Módulo PGD/SIPEP:
No Módulo PGD/SIPEP, cada equipe deve cadastrar as atividades tipicamente realizadas por seus integrantes.
As chefias e os agentes PGD têm acesso ao cadastro de atividades, nas seção de Filtros e Ações (lado esquerdo) no SIPEP:
Para adicionar cada atividade, basta clicar no ícone + (marcação 1 na figura acima), e será aberta a seguinte tela:
Em Unidade*: selecionar a unidade em que a atividade deverá ser cadastrada
Em descrição*: redigir o título da atividade, por exemplo "Participar de reuniões"
Para concluir, basta clicar em Salvar.
Caso seja necessário posteriormente editar uma atividade, é possível alterar ou excluir em Ações:
Editar: Altera o título da Atividade
Atenção: a edição deve ser realizada apenas para pequenos ajustes de redação. A alteração por uma atividade totalmente diferente não deve ser realizada por meio de edição, mas como o cadastro de uma nova atividade.
Remover: Exclui a atividade da lista da Unidade
Atenção: a exclusão de uma atividade é definitiva e exclui a atividade de todos os registros em que ela tenha sido anteriormente inserida.
Alternativa para o cadastro: É possível incluir a Tabela de Atividades de uma equipe diretamente de uma planilha
Caso a equipe prefira listar anteriormente todas as atividades em uma planilha, é possível incluir a Tabela de Atividades diretamente em Filtros e Ação (marcação 2 na figura).
Atenção: Ao inserir o arquivo, qualquer informação anteriormente registrada será permanentemente excluída e substituída pelas informações da planilha.