Como cadastrar uma entrega

Por Erica Botelho Em 26/07/24 10:59 Atualizada em 09/08/24 18:16

Orientações para os cadastros dos Planos de Entregas para o primeiro ciclo do PGD/UFG: Ciclo 2024/1.

Neste primeiro ciclo, a recomendação é a de considerar apenas 2 tipos de cadastro (PROCESSO ou PROJETO/PLANO DE AÇÃO), como será descrito a seguir.

Observação: Para este primeiro ciclo, excepcionalmente, o cadastro do Plano de Entregas pode ser parcial. A partir do Ciclo 2024/2, o Plano de Entregas deverá ser total para a Unidade de Execução, incluindo todas as entregas da unidade, independentemente da quantidade de participantes do PGD/UFG dessa U/O.

ENTREGA TIPO PROCESSO:

Característica: conjunto de atividades realizadas de maneira contínua

Exemplos:

- Gestão dos afastamentos do País (entrega: afastamentos do País geridos)

- Planejamento de compras da UFG

- Requisição de materiais ou serviços

- Realização de licitações

- Realização de empenhos

- Gestão de diárias

- Oferta de suporte e treinamento ao usuário

- Atendimento de demandas de suporte de TI

- Editoração de livro

- Revisão ortográfica e normalização técnica

- Gestão do trabalho e de equipes

- Gestão das rotinas administrativas

Tela Cadastro de Entrega

1 - Deseja vincular com projeto ou plano de ação: Não selecionar

2 - Título da Entrega: Digitar o título da entrega, por exemplo "Empenhos realizados"

3 - Descrição da entrega: Digitar um detalhamento para melhor caracterização da entrega

4 - Prazo: Informar a data de término da vigência do Plano de Entregas, para este primeiro ciclo: "13/10/2024"

5 - Tipo de Prazo: Selecionar: Data de término do Plano de Entregas

6 - Meta esperada: Digitar um número inteiro para indicar qual a expectativa de atendimento da demanda dessa entrega para o curso do ciclo atual, exemplo "100"

7 - Unidade: Selecionar "Porcentagem" ou "Unidades" (ver exemplos abaixo para definir qual a melhor em cada entrega)

8 - Tipo do Indicador: Selecionar: demandas respondidas no prazo

9 - Demandante: Digitar qual a U/O (interna ou externa à UFG) que solicita essa entrega

10 - Destinatário: Digitar qual a U/O (interna ou externa à UFG) para a qual a entrega é destinada quando finalizada

11 - Setor responsável: campo opcional caso o gestor prefira identificar um setor ou uma equipe específica que tem responsabilidade sobre a entrega, exemplo: Coordenação A

Exemplo de cadastro com unidade em Porcentagem:

Exemplo de entrega do tipo processo com unidade em percentual

Nesse exemplo, o cadastro dessa entrega significa que a Unidade de Execução espera que, até o final da execução deste ciclo, quando finalizar a vigência deste Plano de Entregas, eles tenham atendido 100% das demandas no prazo de dias previsto para o retorno.

(Observe que a "leitura" do prazo e da meta é realizado de maneira conjunta de todas as informações de cada linha").

Exemplo de cadastro com unidade em unidades:

Em alguns casos, pode já ser prevista a quantidade exata da entrega para este ciclo. Por exemplo, a Unidade de Execução pode saber com antecedência que, para este ciclo, deverão ser realizadas 2 licitações. Essa situação poderia ser cadastrada da seguinte forma:

Exemplo de entrega do tipo processo com unidade em unidades

Nesse exemplo, o cadastro dessa entrega significa que a Unidade de Execução espera que, até o final da execução deste ciclo, quando finalizar a vigência deste Plano de Entregas, eles tenham obtido 2 unidades dessa demanda no prazo de dias previsto para o retorno.

ENTREGA TIPO PROJETO/PLANO DE AÇÃO:

Característica: esforço temporário com início e fim claramente definidos

Exemplos:

- Construção de um site (entrega: site construído)

- Implementação de um sistema

- Desenvolvimento de um treinamento

- Reestruturação organizacional

- Otimização de processos administrativos

- Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos internos

Tela Cadastro de Entrega

1 - Deseja vincular com projeto ou plano de ação: Opcional

Caso a Unidade de Execução tenha como entrega um projeto ou plano de ação já cadastrado respectivamente nos Módulos Projetos ou Gestão do SIPEP, é recomendado selecionar o objeto cadastrado (verifique imagens abaixo para os detalhes de como selecionar o objeto).
Caso a Unidade de Execução tenha como entrega um projeto ou plano de ação que ainda não tenha sido cadastrado no SIPEP, é possível incluir a entrega diretamente no Plano de Entregas (seguir os próximos passos).

2 - Título da Entrega: O procedimento depende da etapa anterior:

Caso algum projeto ou plano de ação tenha sido vinculado: Campo automaticamente preenchido.
Caso não tenha sido vinculado nenhum projeto ou plano de ação: Digitar o título da entrega, por exemplo "Treinamento Módulo PGD/SIPEP desenvolvido"

3 - Descrição da entrega: Digitar um detalhamento para melhor caracterização da entrega

4 - Prazo: Informar a data prevista para o encerramento do projeto ou plano de ação: "DD/MM/AAAA" (ver exemplo abaixo)

5 - Tipo de Prazo: Selecionar: Data de encerramento

6 - Meta esperada: Digitar um número inteiro para indicar qual a expectativa de andamento do Projeto ou Plano de Ação para a vigência do Plano de Entregas em cadastro, exemplo "80"

7 - Unidade: Selecionar "Porcentagem"

8 - Tipo do Indicador: Selecionar: Progresso esperado

9 - Demandante: Digitar qual a U/O (interna ou externa à UFG) que solicita essa entrega

10 - Destinatário: Digitar qual a U/O (interna ou externa à UFG) para a qual a entrega é destinada quando finalizada

11 - Setor responsável: campo opcional caso o gestor prefira identificar um setor ou uma equipe específica que tem responsabilidade sobre a entrega, exemplo: Coordenação A

Detalhes: como selecionar um objeto Projeto ou Plano de Ação vinculados nos módulos Projetos ou Gestão do SIPEP:

Caso seja feita a opção de vincular a entrega com projeto ou plano de ação já cadastrado no SIPEP, é necessário escolher entre a opção Projetos ou Planos de Ação na caixa de seleção Objeto, no início da tela de cadastro da entrega:

Vincular entrega com objeto projeto ou plano de ação Na sequência, é necessário localizar o objeto específico que se deseja vincular a uma entrega. É possível filtrar o objeto pelo seu nome cadastrado (Atenção: o filtro não é realizado pela área ou pela Unidade ou Órgão que a cadastrou):

Filtrar objeto para vincular com entrega

Quando um objeto é selecionado, o Título da entrega é automaticamente preenchido na tela de cadastro da entrega.

Exemplo de cadastro de Prazo e Meta de um Projeto ou Plano de Ação que será concluído após o término da vigência do Plano de Entregas:

Exemplo de cadastro de projeto com conclusão posterior ao término do Plano de Entregas

Nesse exemplo, a entrega cadastrada se refere a um projeto que tem previsão de encerramento em 31/10/2024, portanto uma data posterior à do encerramento da vigência do Plano de Entregas que está em cadastro (13/10/2024). Dessa maneira, o prazo registrado é o da expectativa de encerramento do projeto.

Já a meta, se refere à porcentagem de conclusão do projeto, considerando qual a expectativa do andamento para a data de término do Plano de Entregas. Ou seja, no exemplo, a meta cadastrada significa que a Unidade de Execução espera ter concluído 90% do projeto até a data de 13/10/2024, que é o término da vigência do Plano de Entregas. (Assim, os 10% restantes para o encerramento do Projeto são esperados para alcance após o término da vigência do Plano de Entregas, até a data prevista de 31/10/2024).

(Observe que a "leitura" do prazo e da meta é realizado de maneira conjunta de todas as informações de cada linha").

Exemplo de cadastro de Prazo e Meta de um Projeto ou Plano de Ação que será concluído antes do término da vigência do Plano de Entregas:

Exemplo de cadastro de projeto com conclusão anterior ao término do Plano de Entregas

Diferentemente do exemplo anterior, a entrega cadastrada neste exemplo se refere a um projeto com previsão de encerramento em 27/09/2024, portanto uma data anterior à do encerramento do Plano de Entregas que está em cadastro (13/10/2024). Verifique que assim como o primeiro exemplo, o prazo cadastrado se refere à data de conclusão prevista do projeto.

Neste exemplo, a meta de 100% de progresso esperado indica que, ao final da vigência do Plano de Entregas (13/10/2024) a Unidade de Execução espera que o projeto já tenha sido totalmente concluído, pois a expectativa é que ele se encerre em 27/09/2024, 16 dias antes do final da vigência do Plano de Entregas.

ALINHAMENTO: ENTREGA TIPO PROCESSO E TIPO PROJETO/PLANO DE AÇÃO:

Os próximos campos para cadastro são comuns para os 2 tipos de entrega:

Alinhamento entrega